Warmwasserkosten abrechnen
Als Immobilieneigentümer oder Verwalter stehen Sie vor der Herausforderung Warmwasserkosten abzurechnen. Dabei hören wir von Messpunkt.io immer wieder folgende Fragen: Kann ich Warmwasser pauschal abrechnen? Wie agiere ich bei Durchlauferhitzern? Reicht es nur Warmwasserzähler, aber keine Kaltwasserzähler zu haben? (oder umgekehrt!). Diesen Fragen gehen wir in diesem Artikel auf den Grund.
Was unterscheidet Warmwasser von Kaltwasser oder Trinkwasser?
Manchmal wird der Begriff Kaltwasserverbrauch mit dem Begriff Trinkwasserverbrauch synonym verstanden. In anderen Zusammenhängen, ist mit dem Kaltwasserverbrauch aber der Trinkwasserverbrauch minus dem Warmwasserverbrauch gemeint. Also die Menge des Verbrauchten, aber nicht erwärmten Wassers. Wenn sie eindeutig über des gesamten Wasserverbrauch sprechen wollen, vermeiden sie also besser den Begriff “Kaltwasser” und sagen “Trinkwasser”.
Unterschied Warmwasserzähler und Kaltwasserzähler
Ein Warmwasserzähler misst den konkreten Warmwasserverbrauch einer Einheit oder eines Anschlusses. Ein Warmwasserzähler ist auf einen höheren Temperaturbereich geeicht, als ein Kaltwasserzähler. Daher ist für eine rechtssichere Kostenabrechnung darauf zu achten, die richtigen Zähler zu verwenden.
Was sind Warmwasserkosten?
Die Abrechnung von den umgangssprachlichen Warmwasserkosten bezieht sich nicht auf das Wasser selbst. Es geht um die Energie, die dem Wasser zugeführt wird, um es von Trinkwassertemperatur (meist etwa 10 °C) auf die Warmwassertemperatur (meist etwa 60 °C) zu erwärmen. Bei dem Warmwasserabrechnung im Sinne der Heizkostenabrechnung, werden also Kosten für die Energiezufuhr verteilt. Das ist nicht intuitiv, weil man den Warmwasserverbrauch in einer Volumeneinheit, meist Kubikmeter misst.
Wann müssen sie Warmwasserkosten nach Verbrauch abrechnen?
Die Heizkostenverordnung sieht vor, dass die Energie, die zur Erwärmung von Warmwasser verwendet wird, gemessen und verbrauchsbasiert abgerechnet werden muss. Die pauschale Antwort ist also: Wenn sie Warmwasserkosten abrechnen, dann müssen sie immer nach Verbrauch abrechnen. Eine pauschale Warmwasserkostenabrechnung ist nicht rechtssicher.
Es gibt natürliche viele Fälle in denen der Nutzer direkt für die Erwärmung aufkommt: Wenn z.B. Gasetagenheizungen oder Durchlauferhitzer das Wasser erwärmen. In dem Fall legen sie die Kosten ja auch nicht aus und es bedarf auch keiner Abrechnung dieser Kosten.
Kommen mehrere Nutzer für die Erwärmung des Wassers auf, z.B. wenn die Zentralheizung genutzt wird (-> verbundene Anlage) oder ein gesondertes System das Wasser für mehrere Nutzer erwärmt, ist eine Abrechnung für diese Kosten zu erstellen.
Achtung: Eine Gasheizung, die eine Etage mit mehreren Nutzeinheiten erwärmt, ist wie eine Zentralheizung zu behandeln, auch wenn man versucht ist, sie auch als Gasetagenheizung zu bezeichnen.
Die HeizkostenV kennt übrigens in dieser Frage keine Ausnahmen. Deutschlandweit müssen Warmwasserkosten laut HeizkostenV abrechnet werden. Es gibt noch immer sehr viele Mehrfamilienhäuser in denen das nicht umgesetzt wurde, aber durch einen oder auch mehrere Warmwasserzähler je Wohnung bewerkstelligt werden kann. Es gibt auch kaum eine Chance sich da rechtssicher herauszuwinden, denn ein Einstrahl-Warmwasserzähler braucht gerade einmal 8 cm Rohr, um in den Zufluss gesetzt zu werden.
Was wenn Warmwasserkosten nicht richtig abgerechnet werden?
Wenn Warmwasserkosten nicht oder nicht verbrauchsorientiert abgerechnet werden, hat jeder betroffene Nutzer ein Kürzungsrecht von 15% auf die gesamten betroffenen Heizkosten. Zu Grunde liegt die Aussage, dass ohne die verbrauchsorientierte Abrechnung eine Wärmekostenumlage überhaupt nicht gestattet ist. Das 15% Kürzungsrecht ist eine Pauschale, die gern herangezogen wird, um schnell eine Lösung zu finden. Bei 10 Nutzern und 2000 Euro Heizkosten je Nutzer, verliert der Vermieter also bei Kürzung, neben den Gerichtskosten, etwa 3000 Euro pro Jahr.
Tatsächlich macht eine zentrale Warmwassererwärmung - je nach Nutzung und Dämmung des Hauses - etwa 20% bis 40% der Gesamtwärmekosten aus. Wenn man also sehr genau wird, kann das Kürzungsrecht noch viel weiter gehen.
Kann ich auf Kaltwasserzähler verzichten?
Die Heizkostenverordnung regelt nur die Verpflichtung der Abrechnung von Kosten zur Erwärmung des Wassers. Die Abrechnung von Trinkwasser ist bundesweit nicht einheitlich geregelt. In weiten Teilen des Landes ist es möglich Trinkwasserkosten pauschal abzurechnen. Die Verpflichtet der verbrauchsabhängigen Abrechnung kann in der Landesordnung oder sogar in Gemeindesatzungen verlangt werden. Dazu hilft nur die individuelle Recherche.
Darum ist die pauschale Antwort: Kommt darauf an. In weiten Teilen des Landes reicht es die Warmwasserkosten abzurechnen (also die Kosten zur Erwärmung des Wassers) - und man kann darum auf in vielen Regionen auf Kaltwasserzähler verzichten.
Eichfrist eines Wasserzählers
Ein Wasserzähler ist in Deutschland 6 Jahre geeicht (Stand November 2025). Auf jedem Zähler ist das Eichjahr aufgedruckt. So steht auf einem Wasserzähler zum Beispiel in einem Kasten “M23”. Dies bedeutet, dass das Gerät 2023 geeicht wurde und entsprechend bis einschliesslich Ende 2029 (2023 + 6) verwendet werden darf. Nachdem die Eichfrist abgelaufen ist, ist die Verbrauchsmessung des Gerätes nicht mehr rechtsgültig und darum werden die Wohnungswasserzähler vor Eichfristende getauscht. Eine erneute Eichung der verbauten Geräte (Nacheichung) lohnt sich bei den günstigen Geräten nicht.
Auf dem Wasserzähler ist direkt neben einem großen M in einem Kasten das Eichjahr zu sehen: Hier ein Qundis Q Water 5.5 mit dem Eichjahr 2025.
Vorerfassender Wärmezähler
Die HeizkostenV regelt unter §9 Absatz 2 für verbundene Anlagen eindeutig:
Die auf die zentrale Warmwasserversorgungsanlage entfallende Wärmemenge (Q) ist mit einem Wärmezähler zu messen. Kann die Wärmemenge nur mit einem unzumutbar hohen Aufwand gemessen werden, kann sie nach folgender Zahlenwertgleichung als Ergebnis in Kilowattstunden pro Jahr bestimmt werden:
Wichtig: Es handelt sich um eine verbundene Anlage, wenn die Wassererwärmung nicht der einzige Zweck der Anlage ist. In den meisten Fällen ist der Zweck der verbundenen Anlage die erzeugung von Raumwärme und die Erwärmung von Trinkwasser. Aber grundsätzlich können noch viele andere Zwecke vorliegen.
Bei verbundenen Anlagen muss also ein vorerfassender Wärmezähler zur eindeutigen Bestimmung des Energieverbrauches für Warmwassererwärmung installiert sein. Der vorerfassende Wärmezähler ist schon seit der Nivellierung der HeizkostenV in 2014 Pflicht!
In dem Gesetzestext gibt es eine schwammige Ausrede: Wenn der vorerfassende Wasserzähler “nur mit einem unzumutbar hohen Aufwand“ installiert werden könnte, darf die Energiemenge auch über die Temperaturformel berechnet werden. Was ist unzumutbar? Kann ich in 2025 nach 10 Jahren noch argumentieren, dass der Einbau des Zählers bisher unzumutbar war? Wir bei messpunkt.io sehen sehr, sehr viele verbundene Anlagen in denen kein vorerfassender Wärmezähler installiert ist und wir hören zunehmend, dass Mieter wegen dem fehlenden Zähler auf ihr Kürzungsrecht bestehen.
Wieso fehlen so viele vorerfassende Wärmezähler?
Um die Frage zu beantworten, müssen wir zunächst aufklären, wie weit ein Messdienst-Monteur beim Einbau eines Gerätes gehen darf und will. Der Einbau eines Wasser- oder Wärmezählers ist mit vielen Bedingungen verbunden, da diese Geräte in wasserführende Systeme eingesetzt werden. Die Einbausituation muss sicher und klar sein, damit ein Messdienst-Monteur ein Gerät einbauen kann und will. Dazu gehören unter anderem korrekt gesetzte Absperrventile und Sockel für Messkapseln. Diese und weitere Voraussetzungen für den Einbau der Messgeräte schafft aber der klassische Messdienst-Monteur nicht.
Ebenso wie man einen Elektriker bestellt, um seinen Küchenherd an den Starkstrom anzuschliessen, muss ein zugelassender Spezialist bestellt werden, um Trinkwasser- und Heizungssysteme zu installieren. Das hat auch alles einen guten Grund, um die Versicherung und Sicherheit zu gewährleisten.
Wenn nun ein klassischer Messdienst eine Anlage zum ersten mal ausstatten oder aufgrund der Eichfrist durchtauschen soll, dann achtet dort niemand darauf, ob die Einbausituation für einen vorerfassenden Wärmezähler gegeben ist. Meist ist der Zähler vertraglich gar nicht geplant und wird weder vermisst, noch montiert.
Warmwasserkostenabrechnung in der Praxis
In den meisten Fällen ist eine Warmwasserkostenabrechnung teil einer Heizkostenabrechnung. Um nicht zu sehr ins Detail zu gehen fassen wir hier nur die Bestimmung der Verbrauchanteile für die Warmwasserkosten zusammen:
Über den vorerfassenden Wärmezähler wird der Anteil des Energieverbrauchs (in kWh) für Warmwasser von der Heizungsanlage bestimmt
Aus dem Anteil des Energieverbrauchs (in kWh), ergeben sie die Kostenanteile für Warmwasser (in Euro)
Die Verbräuche des Warmwassers werden über Warmwasserzähler an den Verbrauchsstellen gemessen (in Kubikmetern)
Die Kostenanteile für Warmwasser (in Euro) werden durch den Gesamtverbrauch des Warmwassers (in Kubikmetern) geteilt, so dass ich die Kosten pro Volumen ergeben (z.B. 10 Euro pro Kubikmeter)
So kann jedem Nutzer, anhand der verbrauchten Menge Warmwasser, direkt ein Kostenanteil zugewiesen werden
Machen Sie Schluss mit dem Risiko des 15%-Kürzungsrechts
Die zentrale Erkenntnis lautet: Wo eine Zentralheizung Warmwasser liefert, müssen Sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Fehlen essenzielle Komponenten wie der vorerfassende Wärmezähler oder sind Ihre Warmwasserzähler (Eichfrist: 6 Jahre!) abgelaufen, setzen Sie sich dem Risiko des 15%-Kürzungsrechts aus.
Klassische Messdienste schützen sie häufig nicht vor fehlerhafter Abrechnung. Letzten Endes sind sie, genau so wie auch bei der Steuererklärung, selbst für die rechtssicherheit ihrer Systeme verantwortlich! Messpunkt.io unterstützt Sie bei der rechtssicherheit ihrer Systeme. Wir helfen Ihnen bei der Geräteausstattung und stehen für Kompetenz und Transparenz um:
Das Risiko des Kürzungsrechts dauerhaft zu eliminieren.
Ihren Aufwand durch optimierte Beschaffungs- und Austauschprozesse zu minimieren.
Die Kontrolle über Ihr Messsystem zurückzugewinnen.
