Heizkostenabrechnung selbst erstellen: In 5 Schritten zur rechtssicheren Abrechnung
Die jährliche Heizkostenabrechnung gilt oft als das „Sorgenkind“ der Immobilienverwaltung. Viele Vermieter fürchten den bürokratischen Aufwand oder rechtliche Fallstricke. Doch wer einmal das System hinter den Zahlen versteht, erkennt schnell: Mit einer sauberen Datenbasis und einem strukturierten Prozess ist die Erstellung kein Hexenwerk.
Ob für drei oder hundert Wohneinheiten – mit den richtigen Tools lässt sich die Abrechnung in kürzester Zeit rechtssicher erledigen. In diesem Artikel schlüsseln wir auf, wie Sie von den Gesamtkosten zur fertigen Mieterabrechnung gelangen.
Rahmenbedingungen
Eine Heizkostenabrechnung muss einen eindeutigen Zeitraum betreffen. Der Zeitraum darf nicht größer als ein Jahr sein. Basis der Heizkostenabrechnung ist die HeizkostenV.
Eine Heizkostenabrechnung darf getrennt von der Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Basis der Betriebskostenabrechnung ist die BetrKV.
Das bedeutet, dass man auch getrennte Abschläge für Heiz- und Betriebskosten vereinbaren und diese getrennt abrechnen kann. Gängig ist aber die Heizkosten- in die Betriebskostenabrechnung zu integrieren und mit nur einem Abschlag zu arbeiten. Es ist sogar erlaubt abweichende Abrechnungszeiträume in Heiz- und Betriebskostenabrechnung zu verwenden und diese zu integrieren.
Ehrlich gesagt verstehen wir aber nicht wieso man es so kompliziert macht. Messpunkt.io empfiehlt zu Jahresanfang, sobald alle nötigen Kosten bekannt sind, sofort eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Im gleichen Zuge wie die Anlage V für die Steuererklärung. Dann entsprechen alle Zeiträume also genau dem Kalenderjahr.
Wenn Abrechnungen von Versorgern (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme, etc.) fehlen, kann man zu Jahresanfang eine Zwischenabrechnung einfordern. Viele Versorger stellen in dem Zuge auch gern die Abrechnung auf den 31.12. um und dann läuft es in Zukunft quasi von allein.
Wer heute noch nicht die Heiz- und Betriebskostenabrechnung, sowie die Anlage V in einem Zuge erstellt, kann damit quasi in jedem Januar anfangen. Es ist natürlich gestattet eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung für z.B. die letzten drei Moante eines Jahres zu erstellen, um in den Turnus der Kalenderjahre zu kommen. Ein Satz zur Begründung auf der ersten Seite reicht.
Messpunkt.io digitalisiert das Daten-und Gerätemanagement in der Immobilienverwaltung
Gängige Missverständnisse oder Fehler
Die Heizkostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ende des Zeitraumes zugestellt worden sein. Danach ist eine Abrechnung nicht mehr gültig.
Man erstellt eine Heizkostenabrechnung je Heizanlage, nicht je Haus. Hat man zwei angrenzende Häuser, kann beide Häuser zu einer Wirtschaftseinheit bündeln und eine große Betriebskostenabrechnung machen. Sind zwei Heizungen in den Häusern, so macht man zwei Heizkostenabrechnungen und diese integriert man je Mieter in die Betriebskostenabrechnung.
Mindestens 85% der Verbrauchsdaten in einer Abrechnung müssen mit geeigneten Messgeräten festgestellt worden sein. Wenn das nicht der Fall ist, haben die Mieter ein 15% Kürzungsrecht, denn dann kann man lediglich nach Flächen und nicht nach Verbrauch abrechnen. - Dieser Punkt ist erschreckend oft unentdeckt und nicht erfüllt. Mit der Fernablesungspflicht ist eine neue technische Fehlerquelle hinzugekommen. Kontrollieren sie ihre Anlagen bzw. ihren Messdienst. Der Mieterbund wird immer aufmerksamer auf diese Formfehler.
In der Heizkostenabrechnung werden für gewöhnlich keine Wasserkosten abrechnet - auch wenn es vielleicht vereinbart und geduldet werden kann. Das heisst, dass wenn man in der Heizkostenabrechnung von Warmwasser spricht, dann spricht man nur von der Energie, die nötig war, um aus kaltem Wasser warmes Wasser zu machen.
1. Schritt: Kosten ermitteln – Was gehört in die Abrechnung?
Bevor die Verteilung beginnt, müssen alle Kostenpositionen des Abrechnungszeitraums gesammelt werden. Es ist sehr wichtig, dass für alle Kosten Belege vorlegt werden können. Auch wenn manche Positionen in Eigenleistung entstehen, müssen Belege geschrieben worden sein.
In einer Abrechnung nach HeizkostenV kann man drei Hauptblöcke unterscheiden:
A. Brennstoffkosten
Hierunter fallen die direkten Energiekosten für den Energieträger, beispielsweise Gas. Neben den Kosten ist auch der Verbrauch in kWh wichtig. Viele Versorger brechnen diesen für sie über Brenn- oder Heizwert. In den Energiekosten sind zudem diverse staatliche Abgaben und Steuern enthalten, die nach HeizkostenV transparent ausgewiesen werden müssen:
CO2-Abgabe
Mehrwertsteuer und Energiesteuer
Netzentgelte für den Transport der Energie
Konzessionsabgaben und Gasspeicherumlagen (z. B. nach §35e EnWG)
Kosten für den Messstellenbetrieb
B. Betriebliche Nebenkosten der Heizung
Neben dem reinen Brennstoff fallen Kosten an, um die Anlage zu betreiben. Diese sind voll umlagefähig:
Betriebsstrom: Der Strom für Umwälzpumpen und Steuerung
(Achtung: In den letzten Jahren kippen pauschale Schätzungen. Haben sie eine fundierte Berechnung des Verbrauchs in kWh parat. Wir empfehlen einen separaten StromzählerWartungskosten: Regelmäßige Prüfung der Heizungsanlage durch einen Fachbetrieb
Schornsteinfeger: Gebühren für Messungen und Reinigung
Ablese- und Abrechnungsgebühren: Die Kosten für den Messdienstleister oder unsere Ablesesoftware Messpunkt.io
C. Zusatzkosten für Raumwärme und Wassererwärmung
Diese Kosten werden getrennt für Raumwärme und Warmwasser ausgewiesen und dann auch getrennt nur den Kosten für Raumwärme und Warmwasser aufgeschlagen. Hierzu zählen vor allem die Gerätemieten für die installierten Zähler.
Messpunkt.io erzeugt automatisch Verbrauchs- und Statusdaten
2. Schritt: Die CO2-Kostenaufteilung
Ein relativ neuer, aber essenzieller Punkt ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Die gesamte CO2-Abgabe trägt nicht mehr pauschal der Mieter. Die CO2-Abgabe ist eine Folge der Brennstoffemissionshandelsverordnung BEHV. Es wird der jährliche Gesamtverbrauch der Immobilie durch die Nutzfläche geteilt. Der Verbrauch pro Quadratmeter wird mit einer Tabelle des CO2KostAufG vergleichen und der Vermieteranteil der CO2-Abgabe bestimmt. Dieser Anteil wird von den Brennstoffkosten abgezogen, bevor sie verteilt werden.
Beispiel: Bei einem Gebäude mit mittlerem energetischen Standard trägt der Vermieter oft einen Anteil von 30 % der CO2-Kosten selbst17, während 70 % auf die Mieter verteilt werden.
3. Schritt: Umlageschlüssel und Kosten je Einheit
Falls über die Heizung eine zentrale Wassererwärmung stattfindet, wird der Gesamtverbrauch in kWh auf die Raumwärme und die Wassererwärmung verteilt. Dazu mehr in unsere Artikel über die Warmwasserkostenabrechnung. Wenn man die Kosten auf Raumwärme- und Warmwasseranteil aufgeteilt hat, fügt man ggf. die Zusatzkosten für Raumwärme und Wassererwärmung hinzu.
Daraufhin werden die Kosten nach dem sog. Umlageschlüssel in Grundkosten (Fläche) und Verbrauchskosten unterteilt. Laut HeizkostenV muss der Umlageschlüssel zwischen 1:1 und 3:7 liegen (Grundkosten:Verbrauchskosten).
Achtung: Es ist nicht ohne ausgewiesene Begründung möglich den Umlageschlüssel zu ändern.
Jetzt bestimmt man für die Kostenarten den Gesamtverbrauch oder die Gesamtfläche.
Der Verbrauch der Raumwärmeenergie wird bei Verwendung von Heizkostenverteilern in Verbrauchseinheiten (VE) und bei Wärmemengenzählern in kWh angegeben. Warmwasser wird in Kubikmetern gemessen.
Die Grundkosten werden auf Flächen verteilt. Im Standard werden Nutzflächen (Wohnflächen) addiert. Man kann aber auch andere Flächenarten (beheizte Fläche, warmwasserversorge Fläche etc.) heranziehen.
Messpunkt.io empfiehlt die Nutzflächen (Wohnflächen) heranzuziehen. Diese können nämlich nach DIN 277 einfach einmal festgelegt werden und sind dann nicht diskutabel.
Vielleicht fällt ihnen auf, dass der Verbrauch in kWh ab diesem Zeitpunkt ausser bei Verwendung von Wärmemengenzählern verschwunden ist.
Man teilt also die bis zu vier Kostenpositionen durch die Gesamtverbräuche bzw. Gesamtflächen und erhält viert Kosten je Umlageeinheit. Z.B. gängig ist ein Ergebnis wie 5 cent pro VE oder 15 Euro pro Kubikmeter Warmwasser.
4. Schritt: Verbräuche bestimmen
Für jede Nutzeinheit gibt eine Liste an Messpunkten an denen Verbrauch gemessen wird. Auf diesen Messpunkten sind meist funktionsfähige Geräte montiert. Dies sind Heizkostenverteiler (die Geräte an der Heizung), Wärmezähler (auf den Heizungsrohren) und Warmwasserzähler.
Man subtrahiert den Startwert und von dem Endwert der Geräte und erhält die Verbräuche für jeden Messpunkt. Die Verbräuche summiert man je Nutzeinheit und je Haus und Abrechnung auf.
Achung! Wenn Geräte fehlen, beschädigt sind oder nicht mehr in der Eichfrist liegen, müssen Ersatzwerte gebildet werden. Messpunkt.io erledigt das für sie. Es dürfen aber nicht mehr als 15% der Verbräuche auf Ersatzwerten basieren!
Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, werden Verbräuche je Nutzeinheit noch einmal unterteilt. Grundsätzlich wird eine Nutzeinheit immer das ganze Jahr bewirtschaftet und versorgt. Wenn kein Nutzer für eine Einheit zuständig ist (Leerstand), dann fallen die Kosten auf den Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft. Leerstand ist also gleichbedeutet mit “Eigentümer zahlt“!
Um die Kosten bei Mieterwechseln zu verteilen, werden Zwischenablesungen aller Geräte benötigt. Messpunkt.io liest anders als normale Messdienste täglich einen Zählerstand von jedem Gerät aus und speichert diese ab. So kann man bequem auch Monate später noch Nutzerwechsel verrechnen.
Messpunkt.io liefert ihnen je Nutzer nachvollziehbar aufgeschlüsselt die für eine Heizkostenabrechnung nötigen Verbrauchswerte. Die detaillierte Aufschlüsselung gehört je Nutzer gehört zu einer guten, nachvollziehbaren Heizkostenabrechnung.
Messpunkt.io schliesst die Lücke vom Gerät zum rechtssicheren Ableseprotokoll für Heizkostenabrechnungen.
5. Schritt: Kosten berechnen
Jetzt multipliziert man Flächen und Verbräuche aus Schritt 4 mit den Kosten je Umlageeinheit aus Schritt 3 und hat die Heizkosten je Nutzer.
Die Heizkosten sind mit den gezahlten Abschlägen zu verrechnen, wenn es gesondert Abschläge für die Heizkosten gibt. Andernfalls kann man die Heizkosten direkt in die Betriebskostenabrechnung übernehmen.
Sonderfälle souverän meistern
Gemeinschaftsflächen
Es gibt natürlich Ausnahmen, bei denen Gemeinschaftsflächen mehreren Nutzern zugeteilt werden müssen. Grundsätzlich gilt laut Heizkosten V, dass Gemeinschaftsflächen nicht gesondert erfasst und verteilt werden müssen. Ausnehmen sind starke Verbraucher wie Bäder oder Saunen. Es hat aber durchaus Sinn, dass Gemeinschaftsbäder, -küchen, -flure oder Partyräume auf einen begrenzten Kreis von Nutzern verteilt werden. Messpunkt.io kann Gemeinschaftsflächen für jeden Nutzer voll automatisch verrechnen und erstellt ihnen passende Dokumente für ihre Heizkostenabrechnung. Diese Sonderfälle behandeln wir in einem späteren Artikel.
Verpflichtende Verbrauchsinformationen (§6a HeizkostenV)
Transparenz ist heute gesetzliche Pflicht. Jede Abrechnung muss dem Mieter einen Vergleich ermöglichen
Historischer Vergleich: Wie hoch war mein Verbrauch dieses Jahr im Vergleich zu zum Vorjahr?
Nutzungsbasierter Vergleich: Wie schneidet mein Verbrauch im Vergleich zu ähnlich genutzer Fläche ab?
Um historisch und nutzungsbasiert zu vergleichen, ist eine Witterungsbereinigung nötig. Regional und von Jahr zu Jahr ist es mal kälter und mal wärmer. Also wird die Raumwärme mit dem Klimafaktor multipliziert. Dieser wird genau für diesen Zweck vom Deutschen Wetterdienstes (DWD) zur Verfügung gestellt.
Ein nutzungsbasierter Vergleich ist oft ausreichend gut, wenn man den Verbrauch des Nutzers pro m² mit dem Gesamtverbrauch pro m² Nutzfläche des selben Hauses vergleicht. Das ist ausreichend, weil das Verbrauchsverhalten verglichen werden soll, nicht die Isolation des Hauses.
Fazit: Schnelligkeit durch Struktur
Das Erstellen einer Heizkostenabrechnung wirkt nur solange kompliziert, bis man die Struktur einmal verinnerlicht hat. Mit den richtigen Zählerständen, einer klaren Aufstellung der Kostenarten und einer guten Vorlage oder Software ist die Arbeit schneller erledigt, als dieser Artikel gelesen.
Wir bei messpunkt.io zeigen Ihnen, wie Sie selbst für große Liegenschaften mit 100 Nutzern in weniger als zwei Stunden eine fertige, rechtssichere Abrechnung erstellen können. Es geht nicht um komplizierte Mathe, sondern um den richtigen Überblick und die richtige Struktur.
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