Heizkostenabrechnung selbst erstellen: In 5 Schritten zur rechtssicheren Abrechnung

Die jährliche Heizkostenabrechnung gilt oft als das „Sorgenkind“ der Immobilienverwaltung. Viele Vermieter fürchten den bürokratischen Aufwand oder rechtliche Fallstricke. Doch wer einmal das System hinter den Zahlen versteht, erkennt schnell: Mit einer sauberen Datenbasis und einem strukturierten Prozess ist die Erstellung kein Hexenwerk.

Ob für drei oder hundert Wohneinheiten – mit den richtigen Tools lässt sich die Abrechnung in kürzester Zeit rechtssicher erledigen. In diesem Artikel schlüsseln wir auf, wie Sie von den Gesamtkosten zur fertigen Mieterabrechnung gelangen.

Rahmenbedingungen

Eine Heizkostenabrechnung muss einen eindeutigen Zeitraum betreffen. Der Zeitraum darf nicht größer als ein Jahr sein. Basis der Heizkostenabrechnung ist die HeizkostenV.

Eine Heizkostenabrechnung darf getrennt von der Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Basis der Betriebskostenabrechnung ist die BetrKV.

Das bedeutet, dass man auch getrennte Abschläge für Heiz- und Betriebskosten vereinbaren und diese getrennt abrechnen kann. Gängig ist aber die Heizkosten- in die Betriebskostenabrechnung zu integrieren und mit nur einem Abschlag zu arbeiten. Es ist sogar erlaubt abweichende Abrechnungszeiträume in Heiz- und Betriebskostenabrechnung zu verwenden und diese zu integrieren.

Ehrlich gesagt verstehen wir aber nicht wieso man es so kompliziert macht. Messpunkt.io empfiehlt zu Jahresanfang, sobald alle nötigen Kosten bekannt sind, sofort eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Im gleichen Zuge wie die Anlage V für die Steuererklärung. Dann sollten alle Zeiträume also genau dem Kalenderjahr entsprechen.

Wenn Abrechnungen von Versorgern (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme, etc.) fehlen, sollte man sofort zu Jahresanfang eine Zwischenabrechnung einfordern. Viele Versorger stellen in dem Zuge auch gern die Abrechnung auf den 31.12. um und dann läuft es in Zukunft quasi von allein.

Wer heute noch nicht die Heiz- und Betriebskostenabrechnung, sowie die Anlage V in einem Zuge erstellt, kann damit quasi sofort anfangen. Es ist natürlich gestattet eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung für z.B. die letzten drei Moante eines Jahres zu erstellen, um in den Turnus der Kalenderjahre zu kommen. Ein Satz zur Begründung auf der ersten Seite reicht.

Gängige Missverständnisse oder Fehler

Die Heizkostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ende des Zeitraumes zugestellt worden sein. Danach ist eine Abrechnung nicht mehr gültig.

Man erstellt eine Heizkostenabrechnung je Heizanlage, nicht je Haus. Hat man drei angrenzende Häuser, so muss man je Grundbuch eine Anlage V ausfüllen. Man kann für alle drei Häuser eine Wirtschaftseinheit bündeln und eine Betriebskostenabrechnung machen. Sind zwei Heizungen in den drei Häusern, so macht man zwei Heizkostenabrechnungen. Diese integriert man je Mieter in die Betriebskostenabrechnung.

Mindestens 85% der Verbrauchsdaten in einer Abrechnung müssen mit geeigneten Messgeräten festgestellt worden sein. Wenn das nicht der Fall ist, haben die Mieter ein Kürzungsrecht oder im schlimmeren Fall: Die gesamte Abrechnung ist hinfällig. - Dieser Punkt ist erschreckend oft nicht erfüllt. Mit der Fernauslesungspflicht ist eine neue technische Fehlerquelle hinzugekommen. Kontrollieren sie ihre Anlagen bzw. ihren Messdienst. Der Mieterbund wird immer aufmerksamer auf diese Formfehler.

In der Heizkostenabrechnung werden für gewöhnlich keine Wasserkosten abrechnet - auch wenn es vielleicht vereinbart und geduldet werden kann. Das heisst, dass wenn man in der Heizkostenabrechnung von Warmwasser spricht, dann spricht man nur von der Energie, die nötig war, um aus kaltem Wasser warmes Wasser zu machen. Für einen Kubikmeter Warmwasser werden also in der Heizkostenabrechnung nur der Verbrauch in kWh abgerechnet. In der Betriebskostenabrechnung werden für den gleichen Kubikmeter Wasser die Frischwasser und Abwasserkosten umgelegt. Übrigens: Warmwasser ist insgesamt oft mehr doppelt so teuer wie Kaltwasser.

1. Schritt: Kosten ermitteln – Was gehört in die Abrechnung?

Bevor die Verteilung beginnt, müssen alle Kostenpositionen des Abrechnungszeitraums erfasst werden. Es ist sehr wichtig, dass sie für alle Belege der Kosten vorlegen können. Gerade wenn manche Positionen durch Eigenleistung entstehen, müssen Belege oder Nachweise geschrieben worden sein.

In einer modernen Abrechnung nach HeizkostenV unterscheiden wir drei Hauptblöcke:

A. Brennstoffkosten

Hierunter fallen die direkten Energiekosten für den Energieträger, beispielsweise Gas. Neben den Kosten in Euro ist auch der Verbrauch in kWh wichtig. Ein Teil der Kosten in € entsteht durch die Brennstoffemissionshandelsverordnung BEHV - kurz CO2-Abgabe. Diese müssen ebenfalls ausgewiesen werden. In den Energiekosten sind zudem diverse staatliche Abgaben und Steuern enthalten, die nach HeizkostenV transparent ausgewiesen werden müssen:

• Mehrwertsteuer und Energiesteuer

• Netzentgelte für den Transport der Energie

• Konzessionsabgaben und Gasspeicherumlagen (z. B. nach §35e EnWG)

• Kosten für den Messstellenbetrieb

B. Betriebliche Nebenkosten der Heizung

Neben dem reinen Brennstoff fallen Kosten an, um die Anlage zu betreiben. Diese sind voll umlagefähig:

• Betriebsstrom: Der Strom für Umwälzpumpen und Steuerung
  (Achtung: In den letzten Jahren kippen pauschale Schätzungen. Haben sie eine fundierte Berechnung des Verbrauchs in kWh parat. Wir empfehlen einen separaten Stromzähler

• Wartungskosten: Regelmäßige Prüfung der Heizungsanlage durch einen Fachbetrieb

• Schornsteinfeger: Gebühren für Messungen und Reinigung

• Ablese- und Abrechnungsgebühren: Die Kosten für den Messdienstleister, der die Werte erfasst und die Abrechnung erstellt

C. Zusatzkosten für Messgeräte

Hierzu zählen vor allem die Gerätemieten für die installierten Zähler. Diese werden oft getrennt für Raumwärme und Warmwasser ausgewiesen und dann auch getrennt nur den Kosten für Raumwärme und Warmwasser zugeteilt.

2. Schritt: Die CO2-Kostenaufteilung

Ein relativ neuer, aber essenzieller Punkt ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Die gesamte CO2-Abgabe trägt nicht mehr pauschal der Mieter. Es wird der jährliche Gesamtverbrauch der Immobilie durch die Nutzfläche geteilt. Der Verbrauch pro Quadratmeter wird mit einer Tabelle des CO2KostAufG vergleichen und der Vermieteranteil der CO2-Abgabe bestimmt. Dieser Anteil wird von den Brennstoffkosten abgezogen, bevor sie verteilt werden.

Beispiel: Bei einem Gebäude mit mittlerem energetischen Standard trägt der Vermieter oft einen Anteil von 30 % der CO2-Kosten selbst17, während 70 % auf die Mieter verteilt werden.

3. Schritt: Umlageschlüssel und Kosten je Einheit

Falls über die Heizung eine zentrale Wassererwärmung stattfindet, wird der Gesamtverbrauch in kWh auf die Raumwärme und die Wassererwärmung verteilt. Dazu mehr in unsere Artikel über die Warmwasserkostenabrechnung.

Daraufhin werden die Kosten nach dem sog. Umlageschlüssel in Grundkosten (Fläche) und Verbrauchskosten unterteilt. Laut HeizkostenV muss der Umlageschlüssel zwischen 1:1 und 3:7 liegen (Grundkosten:Verbrauchskosten). Es ist nicht ohne ausgewiesene Begründung möglich den Umlageschlüssel zu ändern. Grundsätzlich gilt: Je besser Wohnungen isoliert sind, desto höher sollte der Verbrauchsanteil liegen. Der Umlageschlüssel wurde erfunden, weil ein sparsamer Nutzer durch einen großzügigen Nachbarn immer einen gewissen Anteil Wärme über Wände und Fussboden gewinnt.

Wenn man also die Kosten auf Raumwärme- und Warmwasseranteil aufgeteilt hat, fügt man ggf. die separaten Gerätemieten für Mietgeräte und sonstige separate Kosten hinzu. Danach teilt man die Kosten abermals nach Umlageschlüssel auf und erhält vier Kostenarten.

Jetzt bestimmt man für die Kostenarten den Gesamtverbrauch oder die Gesamtfläche. Der Gesamtverbrauch ist bei Verwendung von Heizkostenverteilern nicht in kWh, sondern in Verbrauchseinheiten (VE) angegeben. Warmwasser wird in Kubikmetern gemessen. Im Standard werden Nutzflächen (Wohnflächen) addiert. Man kann aber auch andere Flächenarten (beheizte Fläche, warmwasserversorge Fläche etc.) heranziehen. Messpunkt.io empfiehlt dringend die Nutzflächen der Nutzer heranzuziehen. Diese können nämlich nach DIN 277 einfach einmal festgelegt werden und sind dann nicht diskutabel.

Man teilt also die bis zu vier Kostenpositionen durch die Gesamtverbräuche bzw. Gesamtflächen und erhält viert Kosten je Umlageeinheit. Z.B. gängig ist ein Ergebnis wie 5 cent pro VE oder 15 Euro pro Kubikmeter Warmwasser.

Vielleicht fällt ihnen auf, dass der Verbrauch in kWh ab diesem Zeitpunkt oft verschwunden ist. Das ist auch richtig so, denn wir verteilen nun Kosten in Euro auf Verbrauch in VE, m³ und Grundkosten je m².

4. Schritt: Verbräuche bestimmen

Für jede Nutzeinheit gibt eine Liste an Messpunkten an denen Verbrauch gemessen wird. Auf diesen Messpunkten sollten funktionsfähige Geräte montiert sein. Dies können im Falle der Heizkostenabrechnung Heizkostenverteiler (die Geräte an der Heizung), Wärmezähler (auf den Heizungsrohren) oder Warmwasserzähler sein.

Nun braucht man lediglich den Startwert und den Endwert der Geräte verrechnen und erhält die Verbräuche für die Nutzeinheit. Die Verbräuche summiert man auf. Ergebnis sollte ein Gesamtverbrauch für Raumwärme und ggf. Warmwasser je Nutzeinheit sein.

Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, werden Verbräuche je Nutzeinheit noch einmal unterteilt. Grundsätzlich wird eine Nutzeinheit immer das ganze Jahr bewirtschaftet und versorgt. Wenn kein Nutzer für die die Einheit zuständig ist (Leerstand), dann fallen die Kosten auf den Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft. Leerstand ist also gleichbedeutet mit “Eigentümer zahlt“! Um die Verbrauchskosten zu verteilen werden Zwischenablesungen aller Geräte benötigt. Messpunkt.io liest anders als normale Messdienste täglich einen Zählerstand von jedem Gerät aus und speichert diese ab. So kann man bequem auch Monate später noch Nutzerwechsel verrechnen.

Messpunkt.io liefert außerdem je Nutzer nachvollziehbar aufgeschlüsselt nötige Verbrauchswerte. Die detaillierte Aufschlüsselung gehört je Nutzer zu einer guten, nachvollziehbaren Heizkostenabrechnung.

5. Schritt: Kosten berechnen

Jetzt multipliziert man Flächen und Verbräuche aus Schritt 4 mit den Kosten je Umlageeinheit aus Schritt 3 und hat die Heizkosten je Nutzer.

Die Heizkosten sind mit den gezahlten Abschlägen zu verrechnen, wenn es gesondert Abschläge für die Heizkosten gibt. Andernfalls kann man die Heizkosten direkt in die Betriebskostenabrechnung übernehmen.

Sonderfälle souverän meistern

Gemeinschaftsflächen

Es gibt natürlich Ausnahmen, bei denen Gemeinschaftsflächen mehreren Nutzern zugeteilt werden müssen. Grundsätzlich gilt laut Heizkosten V, dass Gemeinschaftsflächen nicht gesondert erfasst und verteilt werden müssen. Ausnehmen sind starke Verbraucher wie Bäder oder Saunen. Es hat aber durchaus Sinn, dass Gemeinschaftsbäder, -küchen, -flure oder Partyräume auf einen begrenzten Kreis von Nutzern verteilt werden. Diese Sonderfälle behandeln wir in einem späteren Artikel.

Ersatzwertbildung

Sollte ein Zähler keine Werte liefern, nicht ordentlich betriebsfähig sein (ausserhalb der Eichfrist, beschädigt, Siegel gebrochen o.ä.) werden keine Werte “nach Gefühl“ ermittelt. Es erfolgt eine systematische Ersatzwertbildung auf Basis von Gradtagen, Vorjahreswerten und/ oder vergleichbaren Räumen. Die Ersatzwertbildung behandeln wir in einem späteren Artikel.

Verpflichtende Verbrauchsinformationen (§6a HeizkostenV)

Transparenz ist heute gesetzliche Pflicht. Jede Abrechnung muss dem Mieter einen Vergleich ermöglichen

1. Historischer Vergleich: Wie hoch war mein Verbrauch dieses Jahr im Vergleich zu zum Vorjahr?

2. Nutzungsbasierter Vergleich: Wie schneidet mein Verbrauch im Vergleich zu ähnlich genutzer Fläche ab?

Um historisch und nutzungsbasiert zu vergleichen, ist eine Witterungsbereinigung nötig. Regional und von Jahr zu Jahr ist es mal kälter und mal wärmer. Also wird die Raumwärme mit dem Klimafaktor multipliziert. Dieser wird genau für diesen Zweck vom Deutschen Wetterdienstes (DWD) zur Verfügung gestellt.

Ein nutzungsbasierter Vergleich ist oft ausreichend gut, wenn man den Verbrauch des Nutzers pro m² mit dem Gesamtverbrauch pro m² Nutzfläche des selben Hauses vergleicht. Das ist ausreichend, weil das Verbrauchsverhalten verglichen werden soll, nicht die Isolation des Hauses.

Fazit: Schnelligkeit durch Struktur

Das Erstellen einer Heizkostenabrechnung wirkt nur solange kompliziert, bis man die Struktur einmal verinnerlicht hat. Mit den richtigen Zählerständen, einer klaren Aufstellung der Kostenarten und einer guten Vorlage oder Software ist die Arbeit schneller erledigt, als dieser Artikel gelesen.

Wir bei messpunkt.io zeigen Ihnen, wie Sie selbst für große Liegenschaften mit 100 Nutzern in weniger als zwei Stunden eine fertige, rechtssichere Abrechnung erstellen können. Es geht nicht um komplizierte Mathe, sondern um den richtigen Überblick und die richtige Struktur.

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